かつては紙媒体管理|企業に導入しておきたいCRMシステム|安心できる環境を構築
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企業に導入しておきたいCRMシステム|安心できる環境を構築

かつては紙媒体管理

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システム化が主流

企業における契約書管理は、保管場所が悩みのもとになります。き御油における契約書は5年ないし10年など長期保管が必要になるのです。企業監査などを受ける際には契約書を適切に管理しているのかを問われるケースも少なくないのです。そして契約書は紙で保管されることも多く、捺印などが適正にされているか、経理情報と合致しているか、保管期限は守られているか、複製されたものはクライアントへ納品されているかなどを確認されるのです。そして今では契約書管理システムを導入する会社も多数存在します。多くの契約書を書面として適正に保管されるかの運用チェックは難しくシステムに依存してしまう方法を採用することで場所や、人件費コストの削減に寄与するのです。

各種システムとの連動

契約書管理は捺印に関しては、システム上で決済を行う仕組みになっています。そのため担当から上長の承認までシステムがすべて管理するため、どの状態で止まっているのかを一目で確認することが可能になるのです。デジタル署名であるため、外出先で決済をもらうことも可能になっているのです。契約書正本は押印のうえ添付資料としてシステム上にPDFなどの形式で保管することができます。また経理情報との連動も行うことができるため、売上や入金情報と連動する管理も可能になるメリットがあります。契約書管理をシステム上で行う事で正本の保管義務はシステム上のデータサーバー上に移行します。紙をそのまま残しておく必要性がないメリットも生じるのです。